Fjarvera: veikindi, orlof og frí

Veikindi, orlof og annað frí eru skráð sem fjarverubeiðni. Starfsmaðurinn (eða stjórnandi fyrir hans hönd) velur tegund og daga, og þegar beiðnin er samþykkt býr Unnur til tímaskráningarnar sjálf. Sjálfgefið er ekki hægt að skrá tíma beint á fjarveruverkefnin.

Tegundirnar heita Týpa í viðmótinu:

Týpa	Til hvers
Veikindi	Eigin veikindi
Veikindi barns	Veikindi barns starfsmanns
Orlof	Orlofsdagar og sumarfrí
Annað launað frí	Til dæmis jarðarför eða læknistími
Ólaunað frí	Launalaust leyfi
Rauður dagur	Íslenskir rauðir dagar. Í appinu heitir tegundin Almennur frídagur.

Fyrirtækið velur hvaða tegundir það notar, sjá Fjarverutegundir.

Fjarvera fylgir bæði Einfalda pakkanum og Öllum pakkanum. Hvernig fjarverutímarnir birtast og teljast í tímalistanum, launum og Excel er lýst í Fjarvera í tímayfirliti.

Kveikja á fjarveru

Slökkt er á fjarveru þar til Stjórnandi eða Skrifstofumaður kveikir á henni. Fram að því stendur Slökkt er á fjarveru á flipanum Fjarverur, og í appinu er reiturinn Fjarvera grár.

1. Farðu í Stillingar›Tímaskráning›Fjarvera og smelltu á Kveikja á fjarveru.

2. Veldu hvort Krefjast samþykkis á fjarverubeiðnum á að vera á (það er sjálfgefið), settu Venjulegur vinnudagur og veldu Fjarverutegundir. Allar tegundirnar eru valdar fyrirfram.

3. Smelltu á Kveikja.

   

   Glugginn Kveikja á fjarveru.

Ekki hægt að slökkva aftur

Þegar kveikt hefur verið á fjarveru er ekki hægt að slökkva á henni aftur. Stillingunum má breyta hvenær sem er.

Stillingar fjarveru

Stillingarnar eru undir Stillingar›Tímaskráning›Fjarvera. Breytingar vistast sjálfkrafa, og Vistað birtist efst þegar þær eru komnar inn.

• Krefjast samþykkis á fjarverubeiðnum (í spjaldinu Samþykki): sé kveikt þarf Stjórnandi eða Skrifstofumaður að samþykkja hverja beiðni. Sé slökkt samþykkist beiðnin um leið og hún er send inn, og þá má líka skrá tíma beint á öll fjarveruverkefni í appinu, sjá Bein tímaskráning á fjarveruverkefni.
• Venjulegur vinnudagur (í spjaldinu Vinnutími): hve margir tímar skrást á hvern fjarverudag, og hámarkið fyrir fjarveru hluta úr degi, nema annað sé sett fyrir vikudaginn.
• Eftir vikudögum: valfrjálst, ef dagarnir eru mislangir, til dæmis styttri föstudagar. Tómur reitur notar venjulegan vinnudag, og helgar eru 0 klst. Dagur með 0 klst telst ekki vinnudagur. Ef þú setur tölu yfir 0 í laugardag eða sunnudag telst sá dagur vinnudagur í fjarveru.

Stillingar fjarveru þegar kveikt er á henni.

Breyting á vinnudagslengd hefur ekki áhrif á tímaskráningar sem þegar eru orðnar til.

Fjarverutegundir

Í spjaldinu Fjarverutegundir smellirðu á reit til að taka tegund út eða setja hana inn aftur. Tegund sem er ekki valin er ekki í boði þegar fjarvera er skráð á vefnum. Í appinu sjást allar tegundir nema Rauður dagur, en beiðni á tegund sem er ekki valin fær villuna „Þessi fjarverutegund er ekki í notkun hjá fyrirtækinu“. Velja þarf að minnsta kosti eina tegund. Tegund sem fjarvera hefur verið skráð á er merkt Í notkun og ekki hægt að taka hana út.

Skrá fjarveru

Appið

1. Ýttu á Meira og veldu Fjarvera.
2. Ýttu á Skrá fjarveru efst til hægri.
3. Veldu Týpu.
4. Veldu Tímabil og settu Frá og Til, eða veldu Einn dagur og Dagsetningu.
5. Ef þetta er bara hluti úr degi velurðu Einn dagur, kveikir á Bara hluti úr degi og setur inn Klukkustundir. Rofinn sést aðeins þegar Einn dagur er valið.
6. Skrifaðu Athugasemd ef þú vilt og ýttu á Senda inn.

Fjarvera í appinu: samtölur og Mínar beiðnir.

Skrá fjarveru í appinu.

Á síðunni Fjarvera eru spjöldin Síðustu 30 dagar og Síðasta ár (síðustu 365 dagar) með samþykktri fjarveru, og listinn Mínar beiðnir. Í appinu er ekki hægt að velja Rauður dagur.

Vefurinn

1. Farðu í Tímar›Fjarverur og smelltu á + efst í hægra horninu.

2. Stjórnandi og Skrifstofumaður velja Starfsmann. Aðrir skrá alltaf fyrir sjálfa sig.

3. Veldu Týpu, Frá og Til. Rauðir dagar eru merktir í dagatalinu.

4. Ef þetta er bara hluti úr degi hakarðu við Bara hluti úr degi og setur inn Klukkustundir. Það má aðeins þegar Frá og Til eru sami dagurinn.

5. Skrifaðu Athugasemd ef þú vilt og smelltu á Senda inn.

   

   Skrá fjarveru á vefnum. Stjórnandi skráir veikindi fyrir starfsmann.

Veikindi eru oft ekki skráð fyrr en starfsmaðurinn kemur aftur. Það er í lagi: veldu bara liðnu dagana. Sé krafist samþykkis fer beiðnin í stöðuna Bíður, líka þegar stjórnandi skráir hana fyrir starfsmanninn.

Unnur hafnar beiðni ef:

• enginn vinnudagur er í tímabilinu (allir dagarnir eru helgar, rauðir dagar eða dagar með 0 klst),
• Klukkustundir eru fleiri en vinnudagslengd dagsins,
• hún skarast við aðra beiðni sama starfsmanns sem bíður eða er samþykkt.

Venjulegir tímar sömu daga standa óhreyfðir

Fjarverubeiðni eyðir ekki tímaskráningum sem eru þegar á sömu dögum. Hafi starfsmaðurinn skráð vinnu á veikindadegi þarf að eyða þeim tíma sérstaklega.

Samþykkja eða hafna

Stjórnandi og Skrifstofumaður afgreiða beiðnir á vefnum. Verkstjóri og Starfsmaður geta það ekki, og það er ekki hægt í appinu. Þegar ný beiðni bíður fá stjórnendur og skrifstofufólk tilkynningu í appið, og beiðnin birtist undir Fjarverubeiðnir bíða samþykkis þegar smellt er á Tilkynningar neðst í valmyndinni á vefnum.

1. Farðu í Tímar›Fjarverur. Beiðnir í stöðunni Bíður eru með hnappana Samþykkja og Hafna aftast í línunni.

   

   Fjarverur-flipinn hjá stjórnanda. Reitur fyrir hvert fjarveruverkefni efst og beiðnirnar fyrir neðan.

2. Samþykkja í listanum samþykkir beiðnina strax, án staðfestingar.

3. Hafna opnar gluggann Hafna fjarverubeiðni. Þar velurðu:

   • Hafna beiðninni: fjarveran er ekki skráð. Ástæða höfnunar er skylda og starfsmaðurinn sér hana.
   • Skrá sem ólaunað frí: beiðnin er samþykkt sem Ólaunað frí. Athugasemd til starfsmanns er valfrjáls, og Unnur skrifar sjálf að þetta hafi verið skráð sem ólaunað frí. Þessi kostur er ekki í boði fyrir Ólaunað frí og Rauður dagur.

Smelltu á línu til að opna beiðnina. Þar eru hnapparnir Hafna og Samþykkja (eða Leysa) efst, og Afturkalla í valmyndinni efst til hægri. Saga beiðninnar sýnir hver sendi hana inn og hver afgreiddi, og Athugasemd stjórnanda ef hún var skrifuð.

Beiðni sem bíður, með hnappana Hafna og Samþykkja.

Starfsmaðurinn fær tilkynningu í appið þegar beiðnin er samþykkt eða henni hafnað.

Þegar beiðni er samþykkt

Unnur býr til eina tímaskráningu á hvern vinnudag beiðninnar, með vinnudagslengd þess dags úr stillingunum. Helgar, rauðir dagar og dagar með 0 klst sleppa. Sé beiðnin bara hluti úr degi fær dagurinn þann tímafjölda sem settur var inn. Skráningin fer á fjarveruverkefnið sem passar við tegundina, með lýsinguna Fjarvera: Veikindi (eða aðra tegund), og athugasemd beiðninnar fylgir með.

Samþykkt beiðni. Neðst er tímaskráningin sem hún bjó til.

Spjaldið Tímaskráningar á beiðnasíðunni sýnir sjálfgefið síðasta mánuð og þennan. Fyrir eldri beiðnir víkkarðu Tímabil, annars stendur að engar tímaskráningar tengist beiðninni.

Reitur fyrir tegund birtist á Fjarverur-flipanum þegar fjarveruverkefni hennar hefur verið stofnað, sjá Fjarvera í tímayfirliti.

Breyta eða afturkalla

• Bíður: starfsmaðurinn getur breytt beiðninni sinni (dögum, klukkustundum og athugasemd, en ekki tegund) eða afturkallað hana. Stjórnandi og Skrifstofumaður geta afturkallað hana en ekki breytt henni.
• Samþykkt: aðeins Stjórnandi og Skrifstofumaður geta afturkallað hana, og þá eyðast tímaskráningarnar sem fylgdu henni. Samþykktri beiðni er ekki hægt að breyta. Sé eitthvað rangt afturkallarðu hana og skráir nýja.

Samþykkta beiðni afturkallarðu á beiðnasíðunni eða á flipanum Fjarvera á síðu starfsmannsins. Starfsmaðurinn fær tilkynningu þegar einhver annar afturkallar beiðnina hans.

Yfirlit fyrir stjórnendur

Stjórnandi og Skrifstofumaður sjá beiðnir allra starfsmanna á Tímar›Fjarverur, þó aðeins nýjustu 100 eftir upphafsdegi. Eldri beiðnir eru á flipanum Fjarvera á síðu starfsmannsins. Smelltu á reit efst til að sía listann á þá tegund, og aftur til að hreinsa síuna.

Neðst er Yfirlit fjarvista, ein lína á hvern virkan starfsmann. Hnapparnir Fjórðungur, Mánuður og Vika breyta tímabilinu sem sést (sjálfgefið Fjórðungur), og Í dag færir þig á daginn í dag. Beiðnir sem bíða eru ljósar með strikaðri útlínu (Í bið í skýringunni). Smelltu á línu til að opna flipann Fjarvera á síðu starfsmannsins.

Yfirlit fjarvista í mánaðarsýn.

Verkstjóri og Starfsmaður sjá aðeins eigin beiðnir á Fjarverur-flipanum, ásamt samtölunum Síðustu 30 dagar og Síðasta ár.

Veikindaréttur

Unnur getur haldið utan um veikindarétt starfsmanna eftir kjarasamningi og starfsaldri. Rétturinn nær yfir Veikindi og Veikindi barns. Stillingarnar eru í spjaldinu Veikindaréttur undir Stillingar›Tímaskráning›Fjarvera.

Berðu tölurnar saman við kjarasamninginn

Veikindaréttur er nýr í Unni. Fyrirtækið ber áfram ábyrgð á að starfsmenn fái réttan veikindarétt.

Velja kjarasamning

Veldu samning í Kjarasamningur. Hann gildir um alla starfsmenn fyrirtækisins. Sjálfgefið er Ekkert hámark, og þá setur Unnur engin mörk á veikindi. Undir fellilistanum sést hvaða rétt valinn samningur gefur.

Rétturinn er talinn í vinnudögum á síðustu 12 mánuðum. Einn mánuður er 21,67 vinnudagar.

Kjarasamningur	Eigin veikindi
Samiðn og VM	2 dagar á mánuð fyrstu 6 mánuðina, svo 1 mánuður, 2 eftir 2 ár og 3 eftir 3 ár
Samiðn, byggingamenn	2 dagar á mánuð fyrstu 6 mánuðina, svo 1 mánuður, 2 eftir 1 ár og 3 eftir 3 ár
Rafiðnaðarsambandið (RSÍ)	2 dagar á mánuð fyrsta árið, svo 1 mánuður, 2 eftir 3 ár og 3 eftir 5 ár
Starfsgreinasambandið (SGS) og Efling	2 dagar á mánuð fyrsta árið, svo 1 mánuður, 2 eftir 2 ár, 3 eftir 3 ár og 4 eftir 5 ár
VR og LÍV	2 dagar á mánuð fyrsta árið, svo 2 mánuðir, 4 eftir 5 ár og 6 eftir 10 ár

Veikindi barns eru eins á öllum samningunum: 2 dagar á mánuð fyrstu 6 mánuðina, svo 12 dagar.

Við hverja veikindabeiðni ber Unnur saman réttinn og veikindadagana á 12 mánuðum sem enda á síðasta degi beiðninnar. Beiðnir sem bíða teljast með, ásamt samþykktum.

Upphafsdagur í starfi

Starfsaldurinn er reiknaður frá Upphafsdagur í starfi. Vanti hann er miðað við að starfsmaðurinn hafi verið að minnsta kosti eitt ár í starfi. Upphafsdaginn skráirðu undir Launaupplýsingar hjá starfsmanninum, sjá Breyta upplýsingum starfsmanns, eða fyrir marga í einu:

1. Smelltu á Stilla starfsmenn í spjaldinu Veikindaréttur. Glugginn Veikindaréttur starfsmanna sýnir alla virka starfsmenn.
2. Settu Upphafsdagur hjá þeim sem vantar. Sé fyrirtækið tengt Payday fyllir Sækja upphafsdag úr Payday í dagana þaðan.
3. Smelltu á Vista. Talan á hnappnum er fjöldi starfsmanna sem hefur verið breytt.

Staðan

Stjórnandi og Skrifstofumaður sjá spjaldið Veikindaréttur síðustu 12 mánuði á flipanum Fjarvera á síðu starfsmannsins: hve marga daga hann hefur notað af rétti sínum og hve margir eru eftir. Sé kveikt á Starfsmenn sjá stöðuna sína sjá starfsmenn sama spjald hjá sér á Tímar›Fjarverur á vefnum. Spjaldið sést ekki þegar Ekkert hámark er valið.

Veikindi umfram rétt

Veikindi sem fara yfir réttinn eru skráð og merkt Umfram rétt. Slík beiðni bíður alltaf samþykkis, líka þótt slökkt sé á Krefjast samþykkis á fjarverubeiðnum. Starfsmaður sem skráir hana á vefnum fær skilaboð um að stjórnandi ákveði hvernig dagarnir teljast.

1. Smelltu á Leysa í línunni á Tímar›Fjarverur eða á beiðnasíðunni. Glugginn Leysa veikindi umfram rétt segir hve marga daga starfsmaðurinn á eftir og hve marga hann skráði.
2. Veldu hvernig dagarnir teljast:
   • Samþykkja sem veikindi: allir dagarnir teljast veikindi.
   • Skipta: það sem rúmast innan réttarins verður veikindi og afgangurinn ólaunað frí. Dagurinn þar sem rétturinn klárast getur skipst í klukkustundir. Í boði ef eitthvað er eftir af réttinum.
   • Færa á eigin veikindi: aðeins fyrir Veikindi barns. Fyrst eru notaðir dagar vegna veikinda barns, svo eigin veikindadagar, og það sem eftir stendur verður ólaunað frí. Í boði ef starfsmaðurinn á eigin veikindadaga eftir.
   • Breyta í ólaunað frí: allir dagarnir verða ólaunað frí.
   • Hafna: skráningunni er hafnað og Ástæða höfnunar er skylda.
3. Skrifaðu Athugasemd til starfsmanns ef þú vilt. Unnur skrifar sjálf hvernig dögunum var skipt. Smelltu svo á Samþykkja (eða Hafna).

Sækja eldri fjarverur af verkefni

Hafi fyrirtækið skráð veikindi eða frí sem venjulega tíma á eigið verkefni geturðu breytt þeim skráningum í fjarverur.

1. Smelltu á Sækja fjarverur í spjaldinu Sækja eldri fjarverur undir Stillingar›Tímaskráning›Fjarvera.
2. Veldu Gamla verkefnið og Tegund fjarveru, og smelltu á Skoða.
3. Farðu yfir listann. Þar sést hve margar fjarverur verða til, hve margar tímaskráningar færast og fyrir hvaða starfsmenn, og hvort gamla verkefninu verði eytt.
4. Smelltu á Sækja fjarverur.

Tímaskráningarnar færast yfir á fjarveruverkefnið og verða að samþykktum fjarverubeiðnum. Sleppt er skráningum sem eru enn í gangi, komnar á reikning eða á degi þar sem starfsmaðurinn á þegar fjarveru. Færist allt af gamla verkefninu er því eytt.

Rauðir dagar

Sé kveikt á Skrá rauða daga sjálfkrafa skráir Unnur rauða daga sjálf, rétt eftir miðnætti á deginum sjálfum. Það gildir um virka starfsmenn með Tímavinna í Starfsmannategund (ekki Verktaki eða Fastlaunaður). Rofinn er aðeins virkur þegar Rauður dagur er valin undir Fjarverutegundir.

Skráningin verður aðeins á rauðum dögum sem lenda á virkum degi. Starfsmaður sem á þegar beiðni sem bíður eða er samþykkt yfir daginn fær ekki rauða daginn. Liðnir rauðir dagar skrást ekki þótt kveikt sé á stillingunni eftir á.

Sé slökkt á sjálfvirku skráningunni má skrá Rauður dagur á vefnum, en aðeins ef hver dagur er íslenskur rauður dagur á virkum degi, til dæmis 17. júní eða jóladagur. Meðan sjálfvirka skráningin er á er Rauður dagur ekki í boði, svo dagarnir tvískráist ekki.

Algengar spurningar

Flipinn Fjarverur segir „Slökkt er á fjarveru“. Stjórnandi eða Skrifstofumaður þarf að kveikja á fjarveru.

Ég fæ villu um að beiðnin skarist við aðra beiðni. Starfsmaðurinn á þegar beiðni sem bíður eða er samþykkt á einhverjum sömu daga. Afturkallaðu hana eða veldu aðra daga.

Starfsmaður fékk ekki rauðan dag. Athugaðu að kveikt sé á Skrá rauða daga sjálfkrafa og að skilyrðin í Rauðir dagar eigi við: Tímavinna, virkur, rauði dagurinn á virkum degi og engin önnur fjarvera sama dag. Rauðir dagar sem voru liðnir þegar kveikt var á stillingunni skrást ekki.

Vantar eitthvað hér? Sendu okkur línu á [email protected].