Áætlaðir efnisreikningar

Þegar rafrænn reikningur berst frá birgi leitar Unnur að verkefninu sem hann á að fara á. Finni hún það fær reikningurinn stöðuna Áætlað og verkefnið stendur í reitnum Verkefni. Þú þarft þá aðeins að staðfesta.

Þetta á við alla reikninga sem berast sjálfkrafa, líka þá sem koma sjálfkrafa úr bókhaldskerfi. Reikningar sem eru skráðir handvirkt, lesnir af PDF eða sóttir með Sækja útgjöld úr bókhaldskerfi fara alltaf í stöðuna Í bið. Móttaka rafrænna reikninga fylgir Allur pakkinn, sjá Rafrænir reikningar.

Hvernig Unnur finnur verkefnið

Unnur fer í gegnum þetta í þessari röð og hættir við fyrsta svar:

1. Verknúmer á reikningnum. Unnur leitar að verknúmeri í tilvísunum, lýsingu og greiðsluskilmálum reikningsins og í tilvísun á línunum. Bil og há- eða lágstafir skipta ekki máli. Verknúmer styttri en þrír stafir eru aldrei notuð. Leitað er í öllum verkefnum nema þeim sem eru Hætt við, líka þeim sem er lokið, en virk verkefni ganga fyrir.
2. Birgir sem fer beint í rekstur. Sé birgirinn stilltur þannig fer reikningurinn beint í stöðuna Rekstur, án verkefnis.
3. Sjálfvalið verkefni birgis. Hafi birgirinn sjálfvalið verkefni fer reikningurinn á það.
4. Textinn á reikningnum. Hafi birgirinn ekkert sjálfvalið verkefni les gervigreind textann sem fylgdi pöntuninni, t.d. götuheiti, nafn verkkaupa eða orð úr heiti verkefnis. Hún stingur aðeins upp á verkefni ef eitt verkefni passar og sleppir því ef fleiri koma til greina.

Finnist ekkert fer reikningurinn í stöðuna Í bið og þú velur verkefnið, sjá Úthluta aðfangareikningum.

Verknúmerið hjá birginum

Biddu starfsmennina að gefa upp verknúmerið þegar þeir panta eða taka út hjá birgi, t.d. sem tilvísun. Þá kemur það fram á rafræna reikningnum og Unnur finnur verkefnið.

Haltu músinni yfir merkinu Áætlað til að sjá hvaðan tillagan kom: Áætlað út frá verknúmeri, Áætlað út frá sjálfgefnu verki birgis eða Áætlað með gervigreind. Tillögur út frá verknúmeri eru grænar en hinar gular.

Áætlaðir reikningar í listanum. Græni ramminn sýnir tillögu út frá verknúmeri, sá guli tillögu út frá birgi eða texta.

Staðfesta tillöguna

1. Farðu í Efni›Aðfangareikningar. Áætlaðir reikningar eru í listanum sem opnast.

2. Athugaðu verkefnið í dálkinum Verkefni. Viljirðu sjá línurnar fyrst smellirðu á reikninginn.

3. Smelltu á hakið vinstra megin í verkefnisreitnum. Þú getur líka opnað listann og valið sama verkefni aftur.

4. Hafi verkefnið fleiri en einn verkhluta birtist Veldu verkhluta. Veldu verkhlutann.

   

   Hakið smellt á áætluðum reikningi. Verkefnið hefur tvo verkhluta og Unnur biður um annan þeirra.

Reikningurinn fær stöðuna Úthlutað og hverfur úr sjálfgefna listanum, sem sýnir aðeins reikninga sem bíða. Sé verkefnið af tegundinni Rekstrar, eða sé það lagerverkefnið, fær hann stöðuna Rekstur í staðinn.

Hakið er líka inni á reikningnum, í reitnum Verkefni fyrir allan reikning.

Áætlaður reikningur opinn. Hakið í reitnum Verkefni fyrir allan reikning staðfestir tillöguna.

Sé verkefnið rangt velurðu rétta verkefnið í sama reit. Þá er úthlutunin vistuð strax og ekkert þarf að staðfesta. Staðan verður sú sama og lýst er hér að ofan. Á reikningurinn ekki heima á neinu verkefni smellirðu á ✕ við stöðuna og síðan á Rekstur.

Áætlað efni fer ekki á sölureikning

Línur á áætluðum reikningi teljast ekki með í efniskostnaði verkefnisins og birtast ekki á sölureikningi fyrr en úthlutunin er staðfest. Þegar þú gerir sölureikning fyrir verkefni sem á áætlaða reikninga birtist athugasemd, t.d. „1 áætlaður reikningur er á verkefninu sem birtist ekki fyrr en úthlutun er staðfest.“ Smelltu á Skoða til að sjá reikningana.

Sjálfvalið verkefni birgis

Fyrir birgi sem selur nánast alltaf á sama verkið, t.d. þjónustusamning, geturðu valið Sjálfvalið verkefni á birgjasíðunni. Sé rofinn Setja sjálfkrafa á verkefnið af koma reikningar frá honum sem Áætlað og þú staðfestir þá eins og lýst er hér að ofan.

Sjálfvalið verkefni hjá birgi. Rofinn Setja sjálfkrafa á verkefnið er af, svo reikningar koma sem áætlaðir.

Hvað gerist þegar rofinn er á, og hvernig reikningar frá birgi fara beint í rekstur, er lýst í Birgjar. Birgjasíðan fylgir aðeins Allur pakkinn.

Algengar spurningar

Birgir sendi reikning en hann var ekki áætlaður

Athugaðu þetta:

• Barst reikningurinn sjálfkrafa? Handskráðir reikningar, reikningar lesnir af PDF og útgjöld sótt með Sækja útgjöld úr bókhaldskerfi fá ekki tillögu.
• Stendur verknúmerið á reikningnum, t.d. í tilvísun? Opnaðu reikninginn og skoðaðu reitina Vegna, Greiðsluskilmálar, Tilvísun kaupanda, Pöntunartilvísun og Tilvísun, sem birtast þegar þeir eru útfylltir.
• Er verknúmerið að minnsta kosti þrír stafir og er verkefnið ekki í stöðunni Hætt við?
• Gaf textinn til kynna fleiri en eitt verkefni? Þá stingur gervigreindin ekki upp á neinu.

Unnur valdi rangt verkefni út frá verknúmeri

Verknúmerið þarf aðeins að koma fyrir einhvers staðar í textanum. Sé eitt verknúmer hluti af öðru, t.d. 123 í 1234, getur rangt verkefni orðið fyrir valinu. Veldu rétt verkefni í reitnum. Verknúmer sem eru ólík hvert öðru, t.d. 26-041 og 26-045, valda síður ruglingi.

Get ég látið Unni áætla reikning aftur?

Nei. Tillagan verður til þegar reikningurinn berst. Reikning sem er kominn í Í bið setur þú á verkefni í reitnum Verkefni.

Tengt efni

Úthluta aðfangareikningumSetja reikning eða línu á verkefni, skipta línu, rekstur

BirgjarSjálfvalið verkefni og aðrar stillingar birgis

Rafrænir reikningarSækja um móttöku rafrænna reikninga