Skrá aðfangareikning
Reikning sem berst ekki rafrænt geturðu skráð sjálf/ur, látið Unni lesa af PDF eða sótt úr bókhaldskerfinu. Hér er farið yfir allar leiðirnar og hvernig þú lagar reikning eftir á.
Flestir reikningar frá birgjum berast rafrænt. Pappírsreikning, kvittun eða reikning frá birgi sem sendir ekki rafrænt skráir þú undir Efni. Stjórnandi og Skrifstofumaður geta skráð aðfangareikninga.
Allir reikningar sem eru skráðir á þennan hátt fara í stöðuna Í bið. Þú setur þá á verkefni eins og hvern annan reikning, sjá Úthluta aðfangareikningum.
Skrá reikning handvirkt
Kafli: „Skrá reikning handvirkt“- Smelltu á + efst til hægri á Efni. Glugginn Nýr aðfangareikningur opnast.
- Veldu Heildarreikningur ef nóg er að skrá heildarupphæðina, eða Sundurliðaður ef þú vilt skrá hverja vöru fyrir sig.
- Fylltu út Reikningsnúmer og veldu Birgir. Sé birgirinn ekki í listanum velurðu Stofna nýjan birgi efst í listanum og fyllir út Nafn birgis og Kennitala birgis.
- Útgáfudagur er sjálfgefið dagurinn í dag. Breyttu honum í dagsetningu reikningsins.
- Skráðu upphæðina eða línurnar, sjá hér fyrir neðan.
- Smelltu á Stofna reikning.
Heildarreikningur. Skráðu annaðhvort Upphæð án VSK eða Upphæð með VSK. Hin reiknast út frá VSK %, sem getur verið 24%, 11% eða 0%. Hafi birgirinn gefið afslátt geturðu fyllt út Listaverð (án vsk.) eða Afsláttur frá birgi í prósentum.
Sundurliðaður. Hver lína fær Vörunúmer, Lýsing, Magn og verð. Fylltu út tvo af reitunum Listaverð, Afsl. (%) og Mitt verð, þá reiknast sá þriðji. Mitt verð er verðið sem birgirinn rukkaði. Smelltu á + Bæta við línu fyrir hverja nýja línu. Samtölurnar neðst reiknast sjálfar.
Línur með vörunúmeri birtast í Vöruleit, nema á kreditreikningum eða ef verð eða magn vantar. Sjá Efni og vörur. Ef þú skiptir úr Sundurliðaður yfir í Heildarreikningur hverfa línurnar sem þú varst búin/n að skrá.
Kreditreikning skráirðu með því að velja Kredit í Tegund. Upphæðirnar eru skráðar án mínusmerkis.
Birgirinn er ekki í listanum
Kafli: „Birgirinn er ekki í listanum“Í listanum eru aðeins birgjar í stöðunni Virkur. Birgir sem er stilltur á Rekstur á birgjasíðunni sést því ekki þar. Veldu þá Stofna nýjan birgi og sláðu inn kennitölu birgisins. Sé birgir með sömu kennitölu þegar til í Unni fer reikningurinn á hann og enginn nýr birgir verður til. Annars verður nýr birgir til, og án kennitölu verður alltaf til nýr birgir.
Birgjavalið fylgir aðeins Allur pakkinn. Í Einfalda pakkanum velurðu alltaf Stofna nýjan birgi og skráir nafn og kennitölu birgisins. Þegar þú breytir reikningi í Einfalda pakkanum er Birgir tómur. Veldu þá aftur Stofna nýjan birgi og skráðu birginn áður en þú smellir á Vista breytingar.
Lesa reikning af PDF
Kafli: „Lesa reikning af PDF“Unnur getur lesið reikninginn af skjali og fyllt út formið fyrir þig.
- Smelltu á + og veldu Innlestur PDF.
- Dragðu skrána inn í gluggann eða smelltu til að velja hana. Skráin má vera PDF, PNG eða JPG og mest 10 MB.
- Bíddu meðan Unnur les reikninginn. Það getur tekið nokkrar sekúndur.
- Lestu Athugasemdir úr innlestri og farðu yfir reitina og línurnar. Lagaðu það sem lesturinn náði ekki rétt.
- Smelltu á Stofna reikning.
Í athugasemdunum sérðu:
- Undir Mikilvægt það sem lesturinn náði ekki, t.d. „Reikningsnúmer fannst ekki — fylltu það út.“ Sé ekkert slíkt stendur „Innlestur tókst — engar mikilvægar athugasemdir.“
- Undir Aðgerðir stendur ef birgirinn fannst ekki í Unni. Unnur leitar meðal birgja fyrirtækisins eftir kennitölu og síðan nafni. Finnist birgirinn ekki verður hann stofnaður þegar þú vistar, nema birgir með sömu kennitölu sé þegar til í Unni. Finnist hann er hann valinn í reitnum Birgir.
- Einnig undir Aðgerðir: Verkefnisvísun á reikningi og Úttektaraðili á reikningi ef þær standa á reikningnum. Þær eru aðeins til upplýsinga og reikningurinn fer ekki sjálfkrafa á verkefnið.
Skoða frumrit opnar skjalið og Lesa aftur byrjar upp á nýtt með aðra skrá. Skjalið vistast með reikningnum.
Sækja útgjöld úr bókhaldskerfi
Kafli: „Sækja útgjöld úr bókhaldskerfi“Sé Payday eða DK tengt við Unni geturðu sótt útgjöld sem voru skráð handvirkt í bókhaldskerfinu. Rafrænir reikningar eru ekki í þessum lista, því þeir berast hvort sem er.
- Smelltu á punktana þrjá efst til hægri á Efni og veldu Sækja útgjöld úr bókhaldskerfi. Punktarnir sjást aðeins þegar Payday eða DK er tengt.
- Veldu Tímabil. Sjálfgefið eru síðustu þrír mánuðir og tímabilið má mest vera 400 dagar.
- Allt sem er ekki þegar í Unni er hakað. Taktu hakið af því sem á ekki að koma yfir.
- Smelltu á Greina PDF við útgjöld þar sem þú vilt fá línurnar af fylgiskjalinu.
- Smelltu á Flytja inn valin.
Merkin í dálkinum Staða:
- PDF: fylgiskjal fylgir útgjöldunum og kemur með yfir í Unni.
- 1 lína: bókhaldskerfið geymir aðeins eina samtölulínu. Viltu sundurliðunina af reikningnum velurðu Greina PDF. Upphæðirnar úr bókhaldskerfinu standa alltaf.
- Greitt: útgjöldin eru greidd í bókhaldskerfinu.
- Þegar í kerfinu: útgjöldin eru komin í Unni, eða reikningur með sama númeri frá sama birgi er þegar til, t.d. sem rafrænn reikningur. Þau er ekki hægt að haka. Taktu hakið af Fela útgjöld sem eru þegar í kerfinu til að sjá þau.
Sömu útgjöldin eru aldrei flutt tvisvar inn.
Breyta eða eyða reikningi
Kafli: „Breyta eða eyða reikningi“Aðeins reikningum sem voru skráðir handvirkt eða lesnir af PDF má breyta eða eyða. Rafrænum reikningum og reikningum úr bókhaldskerfi geturðu aðeins falið, sjá Fela reikning.
- Smelltu á punktana þrjá aftast í röð reikningsins á Efni, eða efst í glugga reikningsins.
- Veldu Breyta reikningi. Reikningurinn opnast sundurliðaður með línunum sínum.
- Lagaðu það sem þarf og smelltu á Vista breytingar.
Til að eyða reikningi velurðu Eyða reikningi í sömu valmynd og staðfestir. Það er ekki hægt að snúa því við.
Sama reikningsnúmer tvisvar
Kafli: „Sama reikningsnúmer tvisvar“Unnur varar ekki við tvíteknu númeri þegar þú vistar. Komi sama reikningsnúmer aftur frá sama birgi fær sá sem kom síðar rauða merkið Tvítekið í listanum. Inni á reikningnum stendur t.d. „Þetta er annar reikningurinn með þetta reikningsnúmer frá Reykjafell ehf.“
Oftast hefur sami reikningur verið skráður handvirkt eftir að hann barst rafrænt. Eyddu þá þeim sem þú skráðir. Þegar annar þeirra er farinn hverfur merkið.